Persoonlijke hulpmiddelen

Home > Nieuws > Toelichting begroting Olympiade

Toelichting begroting Olympiade

In de komende NPO Ledenraad van 26 november zal het NPO Bestuur een uitgebreide toelichting geven op de begroting van de Olympiade. In de afgelopen maanden is deze begroting opgesteld en is deze doorgesproken met de FBCC op 27 oktober jl.

Om deze Olympiade begroting op te kunnen stellen is er gesproken met diverse toeleveranciers en zijn er inschattingen gemaakt hoe het evenement eruit komt te zien en welke financiële gevolgen dat heeft. De begroting wordt uiteraard bijgesteld als voortschrijdend inzicht daar aanleiding toegeeft.

Referentiekaders

De eerste vraag die zich aandient is die van een bruikbaar referentiekader en evenementen welke kunnen dienen als vergelijkingsmateriaal. De recente Olympiade in Roemenië is door timing van het evenement in augustus niet bruikbaar. De Olympiade in januari 2017 in Brussel is wat betreft locatie en timing wel bruikbaar. De KBDB is zeer behulpzaam geweest en heeft open en transparant  ervaringen gedeeld. Ook is er gekeken naar Nederlandse beurzen zoals de Voorjaarsbeurs. De FCI heeft samen met ons het MECC bezocht en in overleg hebben we kunnen vaststellen wat de behoeften zijn voor het FCI congres, vergaderingen, FCI prijsuitreikingen en tentoonstelling. Het besluit om alle Nederlandse kampioenen en GP winnaars te huldigen tijdens de Olympiade stimuleert  Olympiade bezoek, maakt van de huldigingen iets bijzonders en bespaart kosten. Alles bij elkaar vinden er heel wat activiteiten plaats tijdens de Olympiade maar aan ruimte is in het MECC gelukkig geen gebrek. En alles is onder 1 dak verenigd wat de sportbeleving en efficiency ten goede komt. 

Aantal bezoekers en entreeprijs

Het potentieel waar we naar kijken zijn liefhebbers uit Nederland, België, Duitsland en overige internationaal. Het totaal aantal liefhebbers in Nederland, België en Duitsland is circa 60.000. Internationaal is er zeker ook potentie en dan met name vanuit de UK, Frankrijk, Oost Europa en Azië. De Olympiade in 2017 in Brussel had 11.000 bezoekers. Wij zijn in de begroting uitgegaan van 8.000 betalende bezoekers. De entreeprijs hebben we vastgesteld op 15 euro waarbij jeugd gratis toegang heeft. Deze entreeprijs is min of meer vergelijkbaar met de Voorjaarsbeurs 2023 van 14 euro. (bron: website Voorjaarsbeurs) Het aantal bezoekers is bewust voorzichtig begroot maar het zou ook zo maar flink hoger kunnen uitvallen. Door zoveel mogelijk kaarten, al dan niet in combinatie met het NS arrangement, in de voorverkoop aan de man te brengen denken we effectief te kunnen inspelen op hogere bezoekers aantallen zodat er geen knelpunten gaan ontstaan bij de catering. Aan het NS arrangement zit verder voor ons geen risico. Met de leveranciers van de catering maken we afspraken om het aanbod betaalbaar te houden. De catering op de beurs is financieel voor ons geen majeure kostenpost. 

Exposanten en sponsoren

De beurs is een belangrijk onderdeel van de Olympiade zowel voor de dekking van de kosten als voor de beleving van de bezoekers. We verwachten dat gezien het Olympiade karakter alle internationale  toeleveranciers die er toe doen aanwezig zullen zijn. We hebben in het MECC de mogelijkheid de beurs en catering ruim op te zetten. We hebben praktisch gesproken geen beperking ten aanzien van het aantal vierkante meters (m2) welke we kunnen verkopen.  In Brussel waren de hallen wel beperkt qua omvang en geheel gevuld. Wij gaan uit van een verkoop van 2.500 m2. Ter vergelijk in 2017 is er in Brussel 2.000 m2 verkocht tegen 150 euro per m2 excl. BTW. Services welke de exposanten nodig hebben in hun stands worden door het MECC geleverd zonder financieel risico voor ons. Ook worden er sponsorpakketten aangeboden (Gold, Silver, Bronze, Vrienden van de Olympiade) De details worden binnenkort bekendgemaakt. De verkoop van beursruimte en sponsorpakketten begint na de jaarwisseling. 

Feestavond

In het MECC kunnen we een feestavond organiseren tot maximaal 1.000 personen. Het NPO Bestuur heeft besloten de entreekaarten van de feestavond tegen kostprijs aan te bieden. Uit afspraken met de cateraar volgt dat de kostprijs ligt rond de 150 euro pp. De kaarten van de feestavond zullen per tafel van 10 worden aangeboden aan de exposanten en sponsoren van de Olympiade en de Grand Prix vluchten. Dat stelt de exposanten en sponsoren in de gelegenheid hun relaties uit te nodigen voor de feestavond. Uiteraard zullen we ervoor zorgen dat er voldoende kaarten in de vrije verkoop beschikbaar zijn voor liefhebbers en verenigingen die een weekendje Olympiade willen combineren met het bezoeken van de feestavond. Door zoveel mogelijk kaarten in de voorverkoop aan de man te brengen krijgen we vooraf een duidelijk beeld van het aantal bezoekers van de feestavond. Mochten het er minder dan 1.000 worden dan kunnen we de feestzaal en de afspraken met de cateraar daarop aanpassen. Door dat tijdig te doen zit daarin verder weinig financieel risico omdat we met het MECC een all-in prijsafspraak hebben voor alle ruimtes en de cateraar betalen we grotendeels per couvert. 

Bijdrage stad Maastricht

Maastricht draagt per bezoeker bij aan het evenement. Hoe meer bezoekers, hoe hoger de bijdrage. Voorlopig gaan we uit van een bijdrage van 8.000 euro. 

Bonnen en duivenverkoop

We plannen een grote bonnen en duivenverkoop in het najaar van 2023. Veel prominente liefhebbers, kampioenen en GP winnaars hebben hun medewerking al toegezegd. De geraamde opbrengst is rond de 40.000 euro. Ter vergelijk; de verkoop van de meer bescheiden verkoop van WHZB/TBOTB bracht jaarlijks circa 25.000 euro in het laatje. De opbrengsten van de verkoop zullen we aanwenden voor promotie van de duivensport. 

Reserveringen voor de Olympiade

Nadat de NPO Ledenraad heeft besloten de Olympiade te organiseren zijn we al een aantal jaren aan het sparen voor het evenement. Door het niet meer organiseren van de verlieslatende Nationale Dagen hebben we de daarvoor gereserveerde 5 cent per ring in de Olympiade spaarpot kunnen stoppen. Ook dragen we met z’n allen 1 cent per ingekorfde duif bij aan deze spaarpot. Ten tijde van de Olympiade zit er ongeveer 250.000 euro in de Olympiade spaarpot. 

De kosten van MECC, FCI en cateraars

Het MECC is de grootste kostenpost. We hebben met het MECC vaste prijsafspraken kunnen maken waarbij we kunnen beschikken over alle ruimtes die we nodig hebben voor de beurs, vergaderingen, huldigingen, feestavond en tentoonstelling. Ook zijn er afspraken gemaakt met het MECC en cateraars in geval het evenement niet kan doorgaan door Covid en of vogelgriep. De FCI kosten zien vooral op het onderbrengen van de genodigden in het NH Hotel Maastricht gedurende het evenement. Het NH Hotel Maastricht staat naast het MECC. We bieden onze gasten hotelkamers en catering aan welke passend en netjes zijn maar niet overdreven luxueus. De kosten zijn in kaart gebracht in overleg met het hotel en met medewerking van het MECC. We nemen verder geen risico positie bij het aanbieden van hotel accommodatie áan bezoekers. De catering kosten bestaan uit de kosten van de feestavond en de kosten van catering tijdens de huldigingen,  vergaderingen en keuringen. De catering ten behoeve van de beurs is geen majeure kostenpost voor ons. De FBCC heeft inzicht in alle (prijs) afspraken maar we gaan onze kostprijzen niet publiceren omdat dit niet helpt bij de verkoop van beursruimte en sponsorpakketten. 

Overige kosten

We hebben voor het evenement professionele begeleiding geregeld. Gazeuse, een bedrijf waar we al jaren mee samenwerken, zal ons bijstaan bij de organisatie van de Olympiade. Professionele begeleiding verkleint de risico’s en is gepast voor een evenement van deze omvang. Verder worden er kosten gemaakt voor verzekeringen en bewaking van de duiven. Ook zijn er gratis shuttle bussen  tussen Maastricht Centraal en het MECC. 

Promotie budget

De belangrijkste motivatie voor het NPO Bestuur en NPO Ledenraad om de Olympiade te organiseren is promotie van de duivensport. Niet alleen voor ledenwerving maar ook voor het in stand houden van onze mooie sport daar waar de maatschappij steeds kritischer kijkt naar sport met dieren. De Olympiade is een uitgelezen platform om de duivensport positief onder de aandacht te brengen. Het evenement levert gratis aandacht en publiciteit op en daarnaast hebben we een budget van 85.000 euro opgenomen in de begroting voor promotie doeleinden. Over de inzet van dat bedrag zal nader worden gecommuniceerd in de komende Olympiade Nieuwsbrieven. Als we extra ruimte weten te vinden in de begroting dan staat verhogen van het promotie budget hoog op het verlanglijstje. 

Risico analyse en buffer

Bij een evenement van deze omvang hoort een risico analyse en een buffer in geval de opbrengsten tegenvallen en of de kosten hoger uitvallen. We hebben behoudend begroot, er zijn vaste prijsafspraken gemaakt met het MECC en er is een Covid en vogelgriep clausule opgenomen in de afspraken. Professionele evenement begeleiding reduceert het risico verder. Maar uiteraard zijn tegenvallers altijd mogelijk. De bezoekers aantallen kunnen tegenvallen door bijvoorbeeld slecht weer. Het aantal exposanten kan tegenvallen of ze nemen kleinere stands dan voorzien. De bonnenverkoop kan tegenvallen en zo zijn er meerdere tegenvallers denkbaar. De totale begroting van het evenement bedraagt circa 760.000 euro. In die begroting is op dit moment een buffer opgenomen van 160.000 euro voor tegenvallers. Na analyses van de risico’s lijkt dat op dit moment een gepaste buffer. Tegelijkertijd kan het ook zo maar zijn dat het meezit en dat er geld overblijft. Zonder daarop vooruit te lopen zal een eventueel positief saldo uiteraard ten goede komen van de duivensport. 

Het vervolg

Het NPO Bestuur zet de sportbeleving en de liefhebber centraal bij de organisatie van de Olympiade en niet de commercie. Een paar geweldige dagen voor de liefhebbers en het positief op de kaart zetten van de duivensport is waar het om draait. Maar uiteraard moet het evenement wel deugdelijk financieel onderbouwd zijn. De Olympiade begroting staat inmiddels robuust in de steigers en zal ongetwijfeld op punten worden bijgesteld in de loop van 2023. Op de komende NPO Ledenraden in november 2022 en in maart en november 2023 zal een update worden gegeven. En de FBCC zullen we goed aangesloten houden bij de ontwikkelingen. Wij zijn enthousiast en kijken uit naar de Olympiade.

 

Het NPO bestuur

Realisatie door Four Digits op basis van Plone.